Zarządzanie projektem eventowym

Zarządzanie projektem eventowym
Cazs czytania: 6 minut

Event to wydarzenie ukierunkowane na osiągnięcie określonego celu. Jest jednym z narzędzi marketingowych, zdobywających sobie coraz większą rzeszę zwolenników. Firmy, które organizują lub zlecają organizację profesjonalnych wydarzeń specjalnych znają wartość bezpośredniego dotarcia do swojego otoczenia biznesowego, możliwego dzięki wykorzystaniu tego narzędzia.

Cele, w osiągnięciu których może pomóc organizacja eventu, są różnorakie i determinują rodzaj planowanego wydarzenia. Wśród nich mogą być cele biznesowe i wizerunkowe, począwszy od budowania bezpośrednich relacji z otoczeniem, poprzez wspieranie pozytywnego wizerunku firmy, a na realizacji celów prosprzedażowych kończąc. Aby jednak event spełnił efektywnie swą funkcję, musi być prawidłowo i sprawnie zaplanowany i zrealizowany, bez względu na to, czy jego organizatorem jest firma samodzielnie realizująca projekt eventowy, czy wspierająca ją agencja zewnętrzna. W tym artykule zajmiemy się przypadkiem drugim, jakim jest zarządzanie eventami przez agencję eventową.

Organizacja udanego eventu to suma wielu działań, które muszą doskonale ze sobą współgrać. Kluczowym elementem jest planowanie nie tylko samych wydarzeń, które następują równolegle, lub kolejno po sobie, ale także pracy wielu ludzi i zespołów odpowiedzialnych za poszczególne elementy imprezy. Skoordynowanie ich działań i dopilnowanie wszystkich szczegółów należy do głównych zadań Event Managera, który zarządza projektem eventowym. To jego rolą jest przygotowanie scenariusza eventu, który obejmie nie tylko to, co będzie się działo na scenie, ale również poza nią, od momentu rozpoczęcia montażu, do zakończenia imprezy oraz dopilnowanie jego sprawnego wdrożenia. Do najpopularniejszych eventów należą m.in.: gale (jubileuszowe, z wręczaniem nagród itd.), premiery produktowe, konferencje, seminaria, szkolenia, uroczyste kolacje, koncerty, pikniki, wyjazdy integracyjne, konferencje prasowe i road show.

Prawidłowo zorganizowany event musi stanowić spójną całość, w której wszystkie elementy są idealnie zintegrowane i współpracują ze sobą. Zarządzanie projektem eventowym wymaga doskonałych umiejętności w zakresie planowania, organizacji czasu i pracy całego zespołu projektowego. Event Manager musi także wykazać się dużą kreatywnością, wiedzą z dziedziny marketingu i umiejętnością określania celów biznesowych oraz ich efektywnej realizacji. Organizacja udanego eventu wiąże się z koniecznością realizacji różnorodnych zadań i umiejętnością pogodzenia interesów grup biorących udział w wydarzeniu – organizatorów, uczestników, a także, w przypadku projektów medialnych, dziennikarzy, których udział jest jednym z istotnych elementów kreowania wizerunku firmy na zewnątrz.

Każdy projekt eventowy rozpoczyna się od przygotowania briefu, czyli dokumentu określającego założenia i kryteria, jakie ma spełniać planowane wydarzenie. Im lepszy, bardziej szczegółowy brief, tym większa szansa na to, że pomysł i scenariusz eventu będzie odpowiadał na specyficzne potrzeby i umożliwi osiągnięcie zakładanych celów.  Brief trafia do Event Managera, którego zadaniem jest przygotowanie pełnej oferty wydarzenia, wraz z opisem wszystkich jego elementów oraz kosztorysem. Po burzy mózgów powstaje koncepcja kreatywna wydarzenia (a najczęściej kilka alternatywnych propozycji do decyzji Klienta), obudowywana następnie elementami technicznymi i organizacyjnymi niezbędnymi do realizacji danej imprezy. Głównym wyznacznikiem jest cel, jaki chce osiągnąć firma realizując event. Drugim z kolei, bardzo często jest jego koszt. Pomysł kreatywny musi zatem, nie tylko umożliwić realizację celu, ale również sprawić, by była ona możliwa w ramach zakładanego przez klienta budżetu.

Kolejnym etapem, po wyborze koncepcji kreatywnej wydarzenia, jest odpowiedni dobór miejsca spełniającego wymagania realizacji danej koncepcji oraz oprawy technicznej wydarzenia. Głównymi kryteriami, jakimi trzeba się kierować podczas doboru odpowiedniej lokalizacji, jest charakter wydarzenia, liczba uczestników oraz zaplanowane atrakcje. Następnie planowana jest oprawa techniczna. W jej doborze powinien wziąć udział podwykonawca odpowiedzialny za techniczną stronę wydarzenia, który odpowiednio przygotuje specyfikację sprzętu multimedialnego, oświetleniowego i nagłośnieniowego zarówno do potrzeb technicznych lokalizacji, jak i zaplanowanej koncepcji kreatywnej. Do wspólnej burzy mózgów dobrze jest zaprosić już na tym etapie również firmę scenograficzną, która zaplanuje scenografię wydarzenia. Zarówno scenografia, jak i elementy techniczne muszą być ze sobą zgrane, a ekipy powinny współpracować ze sobą.

Czas trwania prac nad realizacją eventu jest uzależniony od wielu czynników, takich jak formuła imprezy, jej skala, ale również termin, jaki wyznaczył Klient (często bardzo krótki). Dlatego kluczowe jest zgranie wszystkich elementów i ich realizacja w sposób równoległy. Istnieją elementy, które trzeba zaplanować ze sporym wyprzedzeniem, np. zaprojektowanie, a następnie produkcja materiałów BTL, o ile są potrzebne, a także dystrybucja zaproszeń. Pozostałe elementy realizuje się stopniowo, zgodnie z harmonogramem, który dobrze jest stworzyć na początku przystępowania do pracy nad projektem. Harmonogram powinien przewidywać długość terminów produkcji takich elementów, jak scenografia, wszelkiego typu materiały dla gości, prezentacje multimedialne, aby uniknąć ryzyka opóźnień, co może utrudnić lub całkiem uniemożliwić sprawne przeprowadzenie eventu.

Kluczowym elementem koniecznym do profesjonalnego przeprowadzenia eventu jest dobry, szczegółowy scenariusz. Najlepiej przygotować go w kilku wersjach: wersja dla członków zespołu projektowego z ramienia agencji będzie obejmować nie tylko to, co będzie się działo na scenie, ale również wszystkie element związane z backstage’em realizacji; wersja dla prowadzącego obejmuje jego kwestie oraz wszystkie informacje istotne z jego punktu widzenia; wersja dla obsługi technicznej obejmuje szczegółowy harmonogram wzbogacony o elementy techniczno-organizacyjne, jak kolejność wystąpień, preferencje poszczególnych mówców odnośnie rodzajów mikrofonów, kolejność prezentacji multimedialnych czy kolejność dżingli muzycznych.

Do realizacji wydarzenia należy odpowiednio zaplanować zespół projektowy, podzielony wg zadań. Podczas odprawy przed eventem, najlepiej zorganizowanej na dzień wcześniej, każdy powinien poznać swoje zadania i wiedzieć za co dokładnie odpowiada. Dobrze jest, gdy podczas realizacji zespół może korzystać z krótkofalówek, które umożliwiają wygodny kontakt jego członkom między sobą oraz szybkie i sprawne reagowanie na wszelkie ewentualne sytuacje kryzysowe i trudności. Do kontaktu z klientem i podejmowania kluczowych decyzji, zarówno na etapie przygotowań, jak i realizacji eventu, powinna być wyznaczona jedna osoba (w niemal 100% przypadków jest to Project Manager), aby komunikacja była wygodna i przejrzysta dla obu stron.

Produkcja eventu to zajęcie fascynujące, ale jednocześnie bardzo trudne, wymagające bardzo dobrych zdolności organizacyjnych i umiejętności działania w sytuacjach stresowych. Podczas eventu bowiem, może wydarzyć się wszystko – jest on niczym żywy organizm, jednak jak mówi znane powiedzenie – szczęście sprzyja dobrze przygotowanym. Jeśli event zostanie dobrze i szczegółowo zaplanowany, można zminimalizować ryzyko nieprzewidzianych zdarzeń, a nawet jeśli takie będą miały miejsce, to dobrze przygotowany Event Manager zawsze będzie wiedział, jak zareagować.

Wybrane zagadnienia, na które warto zwrócić uwagę podczas planowania składowych eventu:

Koncepcja kreatywna wydarzenia:

• Charakter wydarzenia
• Grupa docelowa (wielkość, struktura demograficzna, stopień znajomości między uczestnikami)
• Koncepcje kreatywne i atrakcje, które towarzyszyły wcześniejszym wydarzeniom realizowanym przez / dla Klienta (warto to sprawdzić na etapie briefu, aby nie dublować zrealizowanych już pomysłów)
• Cel, w którego osiągnięciu ma pomóc event (np. prestiż, integracja, rozrywka)

Termin eventu:

• Konferencje prasowe najlepiej jest organizować od wtorku do czwartku w godzinach 10.00-13.00 ze względu na preferencje większości dziennikarzy
• Imprezy galowe – zawsze wieczorem; najpopularniejszym dniem realizacji tego typu wydarzeń są czwartki, rzadziej piątki
• Imprezy integracyjne – pracownicy firm z reguły nie lubią, gdy są one zaplanowane w weekendy

Lokalizacja:

• Wytyczne klienta odnośnie miasta, otoczenia, charakteru i standardu obiektu (elementy te, należy także dopasować do proponowanej koncepcji wydarzenia)
• Wielkość i wysokość sal (ważne w kontekście wymagań technicznych)
• Dostępność parkingu
• Jakość instalacji elektrycznej (w przypadku niewystarczającej instalacji do realizacji wymogów technicznych koncepcji, należy zadbać o własny agregat prądotwórczy)
• Istnienie i dostęp do wind towarowych oraz szerokich przejść umożliwiających niezakłóconą dostawę sprzętu technicznego
• Elementy, które obejmuje umowa wynajmu oraz te, o które trzeba zadbać we własnym zakresie (np. sprzątanie, obsługa szatni, dostępność elektryka)
• Jakość oferowanego cateringu
• Pozwolenie właścicieli obiektu na wnoszenie własnego alkoholu (ważne np. przy współpracy z partnerem alkoholowym)
• Liczba i stan toalet
• Odpowiednie miejsce na recepcję dla gości, które umożliwi sprawny przepływ ludzi i uniknięcie zatorów przy wejściu

Technika i scenografia:

• Odpowiedni dobór partnera / partnerów do współpracy (najlepszym kryterium wyboru jest doświadczenie)
• Dopasowanie oprawy technicznej i scenograficznej nie tylko do koncepcji kreatywnej, ale również do wymogów i ograniczeń lokalizacji
• Czas oraz warunki montażu i demontażu
• Czas na przeprowadzenie prób technicznych uwzględniających oświetlenie, nagłośnienie, multimedia
• Odpowiednie ustawienie ekranów, zapewniające dobrą widoczność wszystkim widzom
• Dopasowanie nagłośnienia do wielkości sali
• Uwzględnienie w specyfikacji riderów technicznych występujących artystów
• Odpowiednie zaplanowanie umiejscowienia reżyserki, dopasowanego do kształtu i wielkości sali, a także wymogów ridera technicznego ewentualnej gwiazdy muzycznej występującej podczas eventu
• Dostosowanie mikrofonów do preferencji prelegentów (nagłowne, wpięte w klapę, do ręki)
• Dostosowanie formatów prezentacji multimedialnych do wielkości i wymagań technicznych ekranów
• Dopasowanie jakości rzutników do cech lokalizacji, ewentualnie zadbanie o zaciemnienie zbyt jasnych sal
• Zadbanie o zachowanie drożności dróg ewakuacyjnych podczas montażu
• Zabezpieczenie wszystkich kabli na terenie sali, zrobienie najazdów
• Przygotowanie szczegółowego scenariusza dla obsługi technicznej, obejmującego wszystkie elementy, które mają się dziać na ekranach, w głośnikach, na scenie

Catering:

• Liczba osób
• Długość imprezy (dokładne godziny jej przeprowadzenia)
• Ewentualne preferencje klienta dotyczące rodzaju cateringu (np. kuchnia włoska, wegetariańska)
• Formuła cateringu (impreza zasiadana lub nie, kolacja serwowana lub w formie bufetu, preferowana liczna osób przy jednym stoliku itd.)
• Ustalenie formuły serwowania alkoholu (limitowana lub „open bar”)
• W przypadku współpracy z zewnętrzną firmą cateringową, niepowiązaną z wybraną lokalizacją, dobrze jest dowiedzieć się, jakie catering ma zapotrzebowanie na prąd, aby uwzględnić je podczas przygotowań technicznych i by nie okazało się, że włączony przez firmę cateringową czajnik, powoduje przeciążenie całej instalacji i uniemożliwia sprawne przeprowadzenie imprezy.

Atrakcje:

• Charakter imprezy
• Grupa docelowa (szczególne znaczenie ma tu płeć i wiek)
• Lokalizacja i jej ograniczenia (np. zbyt niska sala uniemożliwi przeprowadzenie koncertu gwiazdy, ze względu na ograniczenia techniczne)
• Rider techniczny zespołów, obejmujący zarówno wymagania techniczne, jak i potrzeby takie, jak dostępność odpowiednio wyposażonej garderoby, catering, transport, noclegi, dedykowana ochrona itd.
• W przypadku występu gwiazdy muzycznej warto dowiedzieć się czy koncert może odbyć się podczas konsumpcji, czy wymagane są puste stoły (z reguły gwiazdy nie zgadzają się na koncert towarzyszący kolacji, a na stołach mogą być wyłącznie napoje)
• Budżet

---

Autor: Magdalena Kozicka i Łukasz Deoniziak, Mea Group Sp. z o.o.

Artykuł ukazał się w Nr 3 magazynu Event Manager News (sierpień 2013) – ZOBACZ archiwalne wydania magazynu

Zdjęcie na okładce autorstwa: Bich Tran z Pexels